あくまで理事会が管理組合運営に関わる執行機関ですから、理事会が管理を委託する管理会社の窓口になります。理事会がよく機能せず管理会社任せにしたり、管理会社が理事会への業務報告を疎かにすると問題が生じます。大切なことは 管理組合が管理会社へ業務を委託する際に、業務の種類および内容について充分に理解し、どの業務をどの範囲まで委託するのかを明確にしておくことが必要です。例えば、管理業務を一括して委託するのか、建物・設備管理業務等のような専門性の高い業務のみを委託するのかといったことです。さらに、管理費等の未収納金の徴収・督促は、具体的にどのような督促業務をいつまで継続して遂行してもらうのか、といった細部まで明確にしておくことが大切です。
過去、管理会社が用意した管理組合に不利なものや不十分な内容の契約書案で、管理を開始するケースが見られたため、昭和57年に旧建設省が「マンション標準管理委託契約書」を公表。マンション管理の業務委託に関する契約を締結する際の指針として活用されるようになりました。平成15年にはマンション適正化法との関連から一部が改正され、平成21年にはマンション適正化法施行規則の一部改正省令および管理委託契約に関するトラブルの実態を踏まえ、全体的な見直しが行われています。平成21年の改正のポイントは以下のようになります。
- 平成21年改正のポイント
- 1）更新契約時に重要事項説明が必要となったことを踏まえ、更新の申し入れ時期を3ヶ月前までと明記するとともに、自動更新条項が削除されました。
- 2）管理組合財産の保護のため、出納業務に係る財産の分別管理（通帳・印鑑の管理、収納方式 等）について詳細に規定することになりました。
- 3）委託した管理業務と委託費の関係が明確になるよう、委託費の内訳を明記することになりました。
- 4）マンション管理業者の免責事項について整理・明確化することになりました。
実際の契約に当たっては、それぞれのマンションの状況に応じ、マンション標準管理委託契約書を適宜修正して活用することになります。 管理組合とマンション管理会社との間で、管理委託契約を締結するに際には、標準管理委託契約書をご活用ください。
管理委託契約の内容およびその履行に関する事項について、すべての区分所有者が十分に理解・納得したうえで契約をすることが重要です。マンション管理適正化法では、管理委託契約締結前に重要事項ならびに説明会の日時および場所を記載した書面を交付し、区分所有者に対して、管理業務主任者の資格を有するものに重要事項の説明をさせることを義務付けています。 重要事項とは管理委託契約の内容およびその履行に関わる次の事項になります。
- 1）マンション管理業者の商号または名称、住所、登録番号および登録年月日
- 2）管理事務の対象となるマンションの所在地に関する事項
- 3）管理事務の対象となるマンションの部分に関する事項
- 4）管理事務の内容および実施方法
- 5）管理事務に要する費用並びにその支払の時期および方法
- 6）管理事務の一部の再委託に関する事項
- 7）保証契約に関する事項
- 8）免責に関する事項
- 9）契約期間に関する事項
- 10）契約の更新に関する事項
- 11）契約の解除に関する事項
標準管理委託契約書には、管理業務の範囲として管理員業務が記載されています。 管理員業務には、例えば建物設備の点検、報告連絡業務などがあります。また委託契約の内容により共用部分の日常清掃を行う場合もあります。そうしたことにとどまらず、建物の維持保全から快適な居住環境の確保に至るまで、幅広くマンションの管理をサポートするプロフェッショナルな存在として、また居住者のよきアドバイザーとして、管理員には高度な知識と職業倫理が求められていると言えます。
管理委託契約書には契約の期間が定められていますので、契約を解除する場合は、契約書の解除条項の条文を確かめ、それに従って行うことになります。標準管理委託契約書では、中途解約は少なくとも3カ月前までに、相手方に対し解約の申し入れを行うこととしています。中途解約の場合には、損害賠償金を請求される場合もありますので注意してください。なお、管理会社から契約更新の申し出があり、更新しない場合には、その旨をはっきり伝える必要があります。 契約を解除する際には、解除の理由を明確にすることが大切です。また、管理業者との契約解除は、総会決議を必要とする事項になります。
